马上注册,玩转Robomaster!
您需要 登录 才可以下载或查看,没有帐号?立即注册
x
虽然东南大学DJI创新机器人俱乐部成立不久,但我们已经有了自成体系的一套运营管理方案喽,今天在这里跟大家小小的分享一下,希望抛砖引玉,让大家都来交流交流!
Part1:关于俱乐部运营组制度的出台
东南大学DJI创新机器人俱乐部的运营组在这个学期(2015-2016第一学期)正式成立,由于大家是第一次聚在一起,都还不熟悉,所以我们的招新、素质拓展和机器人大逃亡活动在举办的时候,效果还是非常好的,但是,在活动结束的收尾工作中,将我们的问题全部暴露了出来。由于活动前分工不够明确,责任分担的不够详尽,导致最后,在内部总结评比和结算帐目的时候,出现了很大的问题。所以我们东南大学DJI机器人俱乐部秘书处即时作出反应,出台了《物品采购报销流程》和《项目启动相关流程》等一系列相关规定,全面规划俱乐部的活动流程,让所有人都能够及时了解活动进程。 在之后举办的活动,我们都按照这一流程进行,虽然这些规定的出台使我们办事的效率适当减慢,但是由于责任人明确,而且相关文件都放在了大家可以查阅到的地方,这让大家工作有条不紊的进行中…… 希望我们东南大学DJI机器人俱乐部在比赛上可以取得好的成绩的同时,运营宣传方面也可以为俱乐部增一抹颜色!!
Part2:物品采购报销流程
购买物品前,要先查找相关发票要求文件,了解发票要求(包括是否需要明细,内容是否有某些项目不可以)并向活动赞助方第一联系人确认发票是否有效(即该发票赞助方是否承认并寄予报销)之后购买人需要填写采购申请表(表上需要有运营组组长何茜雯的签字才有效用,找何茜雯签字的时候,如果有存在不可避免的本人不在场的紧急情况,把采购申请表的电子稿和发票的照片QQ发给何茜雯,经同意后,由何茜雯告知秘书处相关人员是否准批,事后再尽快补签姓名)然后,根据购买总费用大小,步骤有所不同. 1.若购买总费用小于等于三百,由购买人先垫付费用,之后凭采购申请表和发票(发票背面要有购买人以及活动赞助方第一联系人签字),联系秘书处相关人员报销. 2.若购买费用大于三百,购买人可先联系秘书处相关人员,凭采购申请表先领出所需资金,购买成功后再尽快将发票(发票背面要有购买人以及活动赞助方第一联系人签字)补交到秘书处专员手上. P.S. 采购申请表一式两份,一份自己保存,一份留秘书处留档 后附申请采购表样式 编号填写样例: 2015年一月一号第十五单 2015010115 各职务责任: 购买人:购买人需要了解上述物品采购流程以及《项目启动公示》,若未按照上述流程以及《项目启动公示》的要求进行采购,秘书处有权不对其个人损失负责,一切损失将由购买人承担。 活动赞助方第一联系人:活动赞助方第一联系人在活动项目组购买物品前,需写与总负责人,项目负责人共同完成《项目启动公示》,并在购买人购买物品时,其主要负责核查发票是否有效(即该发票赞助方是否承认并寄予报销),若发票经活动赞助方第一联系人签字,表明发票有效,其后若赞助方因发票不合格的原因,不给予报销,则活动赞助方第一联系人负担整个损失,秘书处有权不对其个人损失负责。
总负责人:总负责人(即何茜雯)负责检查购买物品是否为活动所需物品,若非活动所需物品,总负责人可以阻止购买,并确保购买的总价格在预算之内.
Part3:项目启动相关流程 1、总负责人需要在项目启动前,出台《项目启动公示》 2、《项目启动公示》须由总负责人,项目负责人,活动赞助方第一联系人共同完成。 3、《项目启动公示》必须包括以下几项: A。明确本次项目总负责人,项目负责人,活动赞助方第一联系人; B、明确赞助商及其赞助内容项目; C、活动预算;(除活动策划中外,单独提交一份) D、报销途径; E、发票相关要求(发票抬头,内容,明细等相关要求); F、活动策划; G、其他相关文件; 4、《项目启动公示》须在活动购买物品前,经总负责人,项目负责人,活动赞助方第一联系人签字生效,交由秘书处存档,并上传电子档于总群里,以便大家了解、查阅。 5、 各职位责任: A. 总负责人:主要负责出台《项目启动公示》并督促所有人按照规定流程办事,并负责审查项目采买的物品的合理性。 B.项目负责人:协助总负责人出台《项目启动公示》并负责项目按照策划顺利进行。
C. 活动赞助方第一联系人:协助总负责人出台《项目启动公示》并负责与赞助商直接联系,以及审查购买人开具的发票是否有效。
____________________________________________ 更多内容请扫描下方二维码,关注我们的官方微信:roboclub!
|