【分享帖】东南大学DJI俱乐部--运营管理经验小分享

     虽然东南大学DJI创新机器人俱乐部成立不久，但我们已经有了自成体系的一套运营管理方案喽，今天在这里跟大家小小的分享一下，希望抛砖引玉，让大家都来交流交流！


Part1:关于俱乐部运营组制度的出台

    东南大学DJI创新机器人俱乐部的运营组在这个学期（2015-2016第一学期）正式成立，由于大家是第一次聚在一起，都还不熟悉，所以我们的招新、素质拓展和机器人大逃亡活动在举办的时候，效果还是非常好的，但是，在活动结束的收尾工作中，将我们的问题全部暴露了出来。由于活动前分工不够明确，责任分担的不够详尽，导致最后，在内部总结评比和结算帐目的时候，出现了很大的问题。所以我们东南大学DJI机器人俱乐部秘书处即时作出反应，出台了《物品采购报销流程》和《项目启动相关流程》等一系列相关规定，全面规划俱乐部的活动流程，让所有人都能够及时了解活动进程。

    在之后举办的活动，我们都按照这一流程进行，虽然这些规定的出台使我们办事的效率适当减慢，但是由于责任人明确，而且相关文件都放在了大家可以查阅到的地方，这让大家工作有条不紊的进行中……

    希望我们东南大学DJI机器人俱乐部在比赛上可以取得好的成绩的同时，运营宣传方面也可以为俱乐部增一抹颜色！！

Part2:物品采购报销流程

购买物品前，要先查找相关发票要求文件，了解发票要求（包括是否需要明细，内容是否有某些项目不可以）并向活动赞助方第一联系人确认发票是否有效（即该发票赞助方是否承认并寄予报销）之后购买人需要填写采购申请表（表上需要有运营组组长何茜雯的签字才有效用，找何茜雯签字的时候，如果有存在不可避免的本人不在场的紧急情况，把采购申请表的电子稿和发票的照片QQ发给何茜雯，经同意后，由何茜雯告知秘书处相关人员是否准批，事后再尽快补签姓名）然后，根据购买总费用大小，步骤有所不同.

1.若购买总费用小于等于三百，由购买人先垫付费用，之后凭采购申请表和发票（发票背面要有购买人以及活动赞助方第一联系人签字），联系秘书处相关人员报销.

2.若购买费用大于三百，购买人可先联系秘书处相关人员，凭采购申请表先领出所需资金，购买成功后再尽快将发票（发票背面要有购买人以及活动赞助方第一联系人签字）补交到秘书处专员手上.   

P.S. 采购申请表一式两份,一份自己保存,一份留秘书处留档

后附申请采购表样式

编号填写样例:

2015年一月一号第十五单    2015010115

各职务责任：

购买人：购买人需要了解上述物品采购流程以及《项目启动公示》，若未按照上述流程以及《项目启动公示》的要求进行采购，秘书处有权不对其个人损失负责，一切损失将由购买人承担。

活动赞助方第一联系人：活动赞助方第一联系人在活动项目组购买物品前，需写与总负责人，项目负责人共同完成《项目启动公示》，并在购买人购买物品时，其主要负责核查发票是否有效（即该发票赞助方是否承认并寄予报销），若发票经活动赞助方第一联系人签字，表明发票有效，其后若赞助方因发票不合格的原因，不给予报销，则活动赞助方第一联系人负担整个损失，秘书处有权不对其个人损失负责。

总负责人：总负责人（即何茜雯）负责检查购买物品是否为活动所需物品，若非活动所需物品，总负责人可以阻止购买，并确保购买的总价格在预算之内.

Part3:项目启动相关流程

1、总负责人需要在项目启动前，出台《项目启动公示》

2、《项目启动公示》须由总负责人，项目负责人，活动赞助方第一联系人共同完成。

3、《项目启动公示》必须包括以下几项：

A。明确本次项目总负责人，项目负责人，活动赞助方第一联系人；

B、明确赞助商及其赞助内容项目；

C、活动预算；（除活动策划中外，单独提交一份）

D、报销途径；

E、发票相关要求（发票抬头，内容，明细等相关要求）；

F、活动策划；

G、其他相关文件；

4、《项目启动公示》须在活动购买物品前，经总负责人，项目负责人，活动赞助方第一联系人签字生效，交由秘书处存档，并上传电子档于总群里，以便大家了解、查阅。

5、 各职位责任：

A. 总负责人：主要负责出台《项目启动公示》并督促所有人按照规定流程办事，并负责审查项目采买的物品的合理性。

B.项目负责人：协助总负责人出台《项目启动公示》并负责项目按照策划顺利进行。

C. 活动赞助方第一联系人：协助总负责人出台《项目启动公示》并负责与赞助商直接联系，以及审查购买人开具的发票是否有效。

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