[校园动态] 【深圳大学】 Robotpilots的项目管理都~在~做~什~么~

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中士智宝
2017-12-14 19:01:53 显示全部楼层

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本帖最后由 智宝 于 2018-1-26 17:09 编辑

前言

hiii这里是深圳大学Robotpilots机器人队的项目管理!
      自从我一个学着商科的妹子进了队之后,就总是会有亲朋好友关切(一脸怀疑)地问我,你在机器人队里到底都在干什么?甚至还有很多队员至今都没能分清运营组的组内分工,常常分不清我和宣传经理。毕竟项目管理嘛,平时也不用画图也不用敲代码,看起来没有实际产出,所以虽然待在实验室里的时间很长,可是大家也不知道我平时都在干些啥。
      其实刚进队的时候,对于自己的职务也是懵逼的。于是想着在论坛里试着搜了一下项目管理,结果只出来少得可怜的4篇帖子,也都没有什么交流,并没有了解到什么有用的信息。后来上一届的项管姐姐发了一篇2017工作报告给我,里面详细记录了需要我清楚的各个事项的细节,精确到出去比赛时买早餐的种类…看完这篇报告之后,还找来了前两年优秀项目管理的报告看了看,接着就跌跌撞撞地开始了我2018RM的旅程。


我都干了啥

为了方便并作为提醒,我习惯整理一个工作记录,里面写着所有该我做的和我做过的事。现在回过头看看这两个多月来所完成的工作,可以称得上事无巨细了。大概同时成为一个管理者和“打杂”的感觉就是这样了吧。


1、收集队员信息,建立人事档案,帮助队员熟悉各组结构、成员情况。

   -入队之后,所有队员的第一个任务大概就是被我查户口了。收集了一长串包括宿舍地址、生日、院系、专业、年级、联系方式在内的资料。对后期配合官方人才库信息的收集也有一定的帮助。收集完之后,把基本信息和分组情况打印了出来贴在黑板上,方便大家要找人的时候都可以找到其他队员的联系方式。


2、根据队员的生日情况,规划队内每月聚餐活动。

  -Robotpilots最幸福的传统大概是,每个月都~可以一起过一次生日。按照顺序把所有的队员生日排序出来,每月挑一个好日子一起吃蛋糕吹蜡烛喝饮料聊人生,嗯,给大家在看不到尽头的工作中安排一点可以期待得到的慰藉。当然了,每到了这个月的生日之前,都要提前策划好当天的安排,买好蛋糕。现在12月的生日也快到啦,正好也是Robotpilots的三周年纪念日。大概写完这篇帖子就得去想想怎么过了。     

   DSC_4901.JPG


3、收集队员上课时间,建立日勤表,进行时间管理。

  -除了个人信息表,入队时还要把自己的课表也截图上交。我根据每个人的空余时间排了一个日勤表。大家在没有课的时候如果没有其他重要的事一般都需要出现在实验室里。我和队长时不时就对着日勤表研究一下,看看谁今天没课又不见人影。有时有任务需要安排人手,也方便查表找出当时有空的人再进行安排。


4、整理发布队内购买物资指南,规范物资购买流程,进行成本管控。      

  -队内的物资大多从淘宝上购买。一是很多队员对淘宝购买东西的流程不了解,二是开具发票的事宜需要进行规范,因此提供一份随时可供查阅的物资购买指南就显得十分有必要。我们采用队内公用淘宝账号的形式采购物资,防止了队员用个人账号购买导致成本管理困难的情况。到目前为止,虽然运营过程中还是会遇到个别队员在采购时因为没有仔细阅读注意事项而出现一些小问题,但总体情况较为顺利。

微信截图_20171214145237.png
物资购买指南节选↑

      
      5、整理队内物资采购清单,建立每月支出清单,考量、控制研发成本。
  
  -在队员进行采购时,我会时不时地登上公用淘宝账号查看“已买到的商品”。并按月份将买来的物资逐一进行登记,整理成一张excel表格,并在月末交给队长和指导老师。表格内容包括:物资名称及型号、单价、数量、总价、购买人、有无发票、购买时间等。

       6、收集发票、收据等采购凭证,按月整理汇总报账依据。
   -嗯这是一个很绝望的工作。有时候下的单买的东西多了,要把一个月收集回来的三四十张发票按时间排好,再和POS单一一对应,再贴成财务处要求的样子,可能一个下午或者一天就这样过去了。财务相关的工作总是特别繁琐,关乎钱的都是大事~向学校报销也总是艰难,各种各样的要求细节十分严苛,可能一个不注意就踩坑里导致某一单发票又报销不了。所以采购流程的规范真!的!很!重!要!

       7、完成、整理、发布会议记录。
  
-开会总有一两个小猴子来不了,一个逻辑清晰的会议记录能让他们在会后也能详细了解会议内容。像入队后的第一次会议讲了本学期总体安排,包括队内制度、放假时间等重要事项。没来就好好看啊!来了忘了的也可以留着以后查啊!反正我是这么想的,他们看不看又是另一回事了=-=。

       8、关注Robomaster论坛、参赛群动向,及时向队内反馈重要通知。
   
-现在每天刷一刷论坛看看有没有新的通知啊,图纸啊,文件啊之类的东西已经变成了我的日常习惯。打开电脑不知道干啥的时候就点开论坛先翻一翻,翻完了再开始干正事…嗯…参赛群的话水分太多了,不过偶尔还是会看一看,再有那么一次实在很闲还跟着水了一水。

        9、统计官方物资的购买需求,填写合同盖公章,向财务部要求打款。
         -现在2018的第一批物资购买和场地道具购买都已经在进行之中啦。有此类通知的时候,就把物资清单发到群里,让大佬们讨论需要买些什么,最后再由我汇总,填写购买清单和合同,再签字盖章邮寄打款,默默地等收货。

  10、收周结,催周结,看周结
        -周结,一个让大家闻风丧胆的词语。从入队的那周起,每个新进队的成员都需要对自己每周的工作和生活进行一个汇总,写成周结的形式并上交。周结最后会分组发到组长手里,我和队长也要把所有人的周结看一遍(反正我认认真真看了,队长有没有看~天知道),通过周结来了解每个队员的工作、学习近况,并作出相应的反馈。嗯是不是听起来很简单的样子?然而到了每周日要交周结的时候,微信就会变成单机版,在群里@所有人是不会有人理的,私聊大家也会凭空消失。过了截止时间总是会有那么五六七八个人的周结并没有出现在文件夹里,每次催周结都催的怀疑人生。
       -不过周结确实是不错的反馈渠道。有一些认真对待的队员会每天都把自己的工作进展、遇到的问题、解决办法、下一周的规划等等都详细地记录下来,不仅能让组长队长和我及时了解工作进程,对于他们自己来说也是一种备忘录,方便以后发现问题时回顾。同时在周结中也可能会出现队员的一些疑惑、一些困难,我们也可以在看到之后去找他单独进行解答,给出可能的解决办法。
微信图片_20171214182118.jpg
对一个迟交惯犯心灵上的震慑↑

  11、兼职宣传
        -队里的宣传重任,落在了我们唯一的宣传小哥哥囧鱼身上。看着其他队里四五个人的宣传组,再看看我们这颗可怜的独苗,我于心不忍。平时项目管理也没有官方的组织之类,于是和小哥哥一起进了宣传经理的群,感受到来自五湖四海的温暖,就…羡慕一下有组织关怀的宣传经理们。现在的我已经变成了半个宣传,帮忙写推送、帖子,配合官方的宣传任务,把关队服的设计,乐于思考能在学校里宣传队伍的方法。两个月来,囧鱼四平八稳一本正经的画风已经快被我带偏了。不过在囧鱼身上也学到了很多以前不知道的知识。越来越多的宣传成果都是在我们俩互相督促、互相把关的情况下出炉的。希望我们能一起做的越来越好啦。

      结尾
    还有一些零零碎碎的工作今天就不写了~其实最重要的还是把握整个团队在研发上的进度,协调各个组之间的工作之类,不过不是很好具体描写。如果有兴趣,或是有问题、建议,都可以直接来找我了解更多呀。附上我们战队的微信公众号二维码,和最新一篇介绍机械组成员的推文链接。欢迎大家多多关注。
    有任何相关问题可以微信联系我们的宣传小哥哥(YELLOWJFISH)和项管小姐姐(mistylong)。
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中士AKASTUKI
2017-12-16 16:29:44 显示全部楼层
项管老阿姨最pang

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下士xShan
2017-12-14 19:35:40 显示全部楼层
给项管小姐姐疯狂打电话!

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少尉Jizefeng0810
2017-12-14 19:32:52 显示全部楼层
haokeai
啊啊啊啊啊啊啊

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下士szu_jhq
2017-12-14 19:38:55 显示全部楼层
沙发。。。。
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下士new
2017-12-14 19:39:32 显示全部楼层
很棒的项管小姐姐!!!疯狂给你打电话。

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少尉RobotPilotsClub
2017-12-14 19:44:16 来自手机 显示全部楼层
我们的项管小姐姐超赞!

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中士智宝
 楼主| 2017-12-14 20:02:28 显示全部楼层

你这是地板

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版主chanson
2017-12-15 11:41:58 显示全部楼层
call
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少尉Ultimata
2017-12-15 14:19:40 来自手机 显示全部楼层
棒棒棒~
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中士0722
2017-12-15 15:09:13 显示全部楼层
哇,感觉真的很强啊
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